¿ Que es la Gestión Empresarial por Procesos,y que es la Gestión de Procesos de Negocio ?

 

La Gestión Empresarial por Procesos, es la forma coordinada en la que una empresa de cualquier giro y cualquier tamaño, realiza sus actividades cotidianas, (procesos) logrando mediante esta forma de trabajar, el poder operar apegada a sus objetivos estratégicos, por medio de la mejora continua.

Todas las actividades que se realizan en cualquier centro y tipo de trabajo, ya sean empresas que proporcionan todo tipo de Servicios, de Producción de todo tipo de bienes, Empresas Comerciales, Empresas Agropecuarias, Gobiernos y Sectores de Gobiernos, Federales, Estatales, Municipales y de toda clase y tipo de Atención Social, así como todas las combinaciónes posibles de las mismas,  se ejecutan mediante actividades coordinadas, ( procesos ) establecidos para que las tareas y procedimientos se ejecuten, de la forma en que se ha determinado previamente, y se puedan alcanzar los objetivos planteados.

Estas tareas y procedimientos, tienen una secuencia de actividades, condiciones y tiempos de ejecución que se han determinado previamente, (mismas que deben ser y estar coordinadas), y de las cuales depende el éxito que se obtenga en las metas de las organizaciones.

A la par de que estas actividades se desarrollen apegado a lo que se requiere, está la ejecución de las mismas, ya que se pueden tener los mejores objetivos, el mejor plan estratégico, y los mejores manuales de procedimientos, etc., pero de nada sirve lo anterior, si las personas encargadas de realizar  las actividades  requeridas, no desempeñan una ejecución adecuada de sus labores, por lo que no se producen los círculos virtuosos de mejora continua.

Todos los que hemos trabajado en alguna empresa de cualquier tipo, sabemos la importancia de realizar nuestros trabajos y tareas bien, (de acuerdo al procedimiento establecido) a la primera vez ( en forma automatizada), en equipo (coordinadas), y en el tiempo requerido.

Si analizamos las claves de realizar un buena labor, con los resultados deseados, podremos destacar que las mismas encajan perfectamente en la definición del concepto de proceso.

Entonces ¿ Que es un proceso ?  

 

“Un proceso es un conjunto de actividades ó eventos coordinados, que se realizan ó suceden ( alternativa ó simultáneamente), para conseguir un determinado fin.”

 

Recordando lo escrito en el párrafo anterior, encontramos que las labores ó tareas que se nos encomiendan en los trabajos, no son otra cosa distinta a una clase específica de proceso, ya que son un conjunto de actividades, que deben de estar coordinadas, y con parámetros que deben de estar previamente establecidas par lograr un objetivo propuesto.

 

Entonces, la “Gestión de Procesos de Negocio” , es precisamente la “automatización” (en la medida de lo posible, y con ayuda de las HERRAMIENTAS ADECUADAS) de la forma de ejecutar las tareas diarias de las entidades,en alguna clase de proceso en particular,(aunque e se debe de implantar en todos los procesos de la entidad) por lo que, al definir adecuadamente una clase de Proceso, y ejecutarlo de acuerdo a los parámetros requeridos, y sin desviaciones estamos realizando las labores y tareas de forma adecuada y de acuerdo a los intereses de la entidad.

 

Lo anterior trae como beneficios, entre muchos otros:

 

• Efectividad en las ejecuciones del proceso, tantas veces como éste se realice.

• Transparencia del Proceso, se obtiene y se aplica la información necesaria y oportuna en todo momento.

• Agilidad del proceso, adaptabilidad y respuesta inmediata a los cambios internos-externos en el entorno de la organización.

 

   Ejemplos de Procesos de Negocio que se pueden optimizar, en menor ó mayor grado en una empresa, son ejemplos de entre muchos otros, los cuales dependen de la naturaleza e interés particular  de cada entidad :

 

• Compras .- Gestión de los circuitos de Compras y Suministros (SCM)

• Marketing.- Gestión de Actividades de Marketing

• Oportunidades de venta.- (CRM) Gestión de las Oportunidades  de venta , incluido el control de las actividades comerciales

• Fabricación.- Gestión de los procesos de fabricación ó transformación.

• Servicios.- Gestión de la prestación de Servicios Asistencia a clientes, asistencia permanente a clientes  (hot-line)

• Circuitos de venta.-  gestión de los circuitos de venta, facturación, cobros y reclamaciones.

• Contabilidad.-Incluida la asignación y control de partidas presupuestales

• Recursos humanos.- Gestión de los Recursos Humanos, incluyendo  contratación, salarios, etc.

• Estrategias.- Diseño y seguimiento de estrategias presentes y futuras, en todas la áreas de actividad de la organización.

• Normas de funcionamiento.- Establecimiento y  actualización  permanente de las normas de funcionamiento de la organización

• Comercio electrónico.-Con actualización automática de ofertas, precios, control de recepción y surtimiento de pedidos.

• Procedimientos Jurídicos.- Gestión de la interacción de la organización con el merco legal de su actuación

• Proyectos.-diseño, control y seguimiento de proyectos de toda índole,

• Finanzas.- Gestión financiera, abarcando el control del dinero, los préstamos, créditos y débitos, flujos de tesorería.

• Situación Económica.-análisis de la marcha económica de su empresa, su rentabilidad.

• Control de la Gestión de relaciones con los clientes (CRM).- Control de la atencion integral a los clientes.

• Contenidos informativos.- Creación, Actualización  y publicación interna y esterna de contenidos informativos

• Gestión documental.- Gestión integrada e inteligente de todos los documentos, emisión automática y dinámica de documentos automáticos.

• Web corporativa.- Publicación controlada en intranet e internet, y en las redes sociales.

 

Entonces, la “Gestión por Procesos”, es precisamente la “automatización” (en la medida de lo posible, y con ayuda de las HERRAMIENTAS ADECUADAS) de la forma de Gestionar y Administrar las entidades, mediante la gestión de procesos de todas las áreas de la entidad, coordinando todas y cada una de los Procesos y Clases de Proceso en un gran proceso maestro para gestionar la entidad, logrando una Mejora continua y consistente en toda la organización, misma se da en forma natural al Gestionar por Procesos a la entidad,  lo que permitirá llegar a la EXCELENCIA TOTAL de la Organización.